Wie ein KI-Agent im Hotel aus einer Gästeanfrage ein Angebot macht

Die kurze Antwort: Ein KI-Agent nimmt einem Hotel die Vorarbeit bei Anfragen ab. Ein KI-Agent ist ein Programm, das eine wiederkehrende Aufgabe selbst Schritt für Schritt erledigt und einen Menschen um die Freigabe bittet. Im Hotel liest er die Mail, erfasst Reisedaten, Personen und Wünsche, prüft im Buchungssystem, welche Zimmer frei sind, und schreibt einen Angebotsentwurf in der Sprache des Gastes. Ihr Team liest den Entwurf, passt ihn bei Bedarf an und schickt ihn ab. Der Kontakt zum Gast bleibt beim Menschen, die Tipparbeit nicht.

Warum Anfragen im Hotel so viel Zeit kosten

Viele Buchungen in Österreich laufen direkt über das Haus. Laut der europäischen Hotelvertriebsstudie von HOTREC, die der Fachverband Hotellerie der WKO veröffentlicht hat, gehen in Österreich 59,9 Prozent der Buchungen direkt an die Betriebe. Die beiden wichtigsten Wege sind dabei die Buchung per E-Mail und die Echtzeitbuchung über die eigene Website. Jede Anfrage per Mail heißt: lesen, Daten herausschreiben, Verfügbarkeit prüfen, Preis berechnen, antworten.

In Kärnten kommt dazu, dass die Gäste kürzer bleiben. 2025 zählte das Land laut vorläufigen Zahlen der Landesstatistik rund 13,1 Millionen Nächtigungen und 3,3 Millionen Ankünfte. Die durchschnittliche Aufenthaltsdauer lag bei 4,0 Nächten, der kürzeste Wert seit Beginn der Aufzeichnungen. Für dieselbe Zahl an Nächten braucht es also mehr Anfragen, mehr Angebote und mehr Bestätigungen. Und sie kommen in mehreren Sprachen: 40,6 Prozent der Nächtigungen entfallen auf Gäste aus Österreich, 32,2 Prozent auf Gäste aus Deutschland und 6,9 Prozent auf Gäste aus den Niederlanden.

Gleichzeitig ist Personal knapp. Beim AMS waren 2025 in Beherbergung und Gastronomie im Jahresschnitt 7.717 offene Stellen gemeldet. Jede Stunde, die das Team nicht mit Abtippen verbringt, bleibt für die Gäste.

So läuft eine Anfrage mit KI-Agent ab, Schritt für Schritt

1. Die Anfrage kommt an. Per Mail oder über das Formular auf Ihrer Website, auf Deutsch, Englisch, Niederländisch oder in einer anderen Sprache.
2. Der Agent liest und erfasst. Anreise, Abreise, Zahl der Personen, Kinder und ihr Alter, Wünsche wie Haustier oder Halbpension. Fehlt etwas, schlägt er eine kurze Rückfrage vor.
3. Der Agent prüft das Buchungssystem. Ist es angebunden, liest er freie Zimmer und Preise. Buchen darf er nicht, das bleibt beim Team.
4. Der Agent schreibt einen Entwurf. In der Sprache des Gastes und im Ton Ihres Hauses, mit den passenden Zimmern und mit Bausteinen aus Ihren eigenen Texten.
5. Ihr Team gibt frei. Eine Person liest den Entwurf, ändert bei Bedarf und schickt ihn ab. Unklare Fälle markiert der Agent, statt zu raten.

Was sich dadurch ändert: Die Rezeption beginnt nicht mehr bei einer leeren Mail, sondern bei einem fertigen Vorschlag. Die Entscheidung, was der Gast bekommt, trifft weiter ein Mensch.

Wie viele Hotels und Gastronomiebetriebe nutzen schon KI?

Weniger als der Durchschnitt. Laut Statistik Austria setzen 2025 rund 23,7 Prozent der österreichischen Betriebe in Beherbergung und Gastronomie ab zehn Beschäftigten künstliche Intelligenz ein. Über alle Branchen sind es 29,9 Prozent. Von den Hotel- und Gastronomiebetrieben, die KI schon nutzen, hat nur rund jeder sechste eigene Regeln dafür, nämlich 16 Prozent.

Die Gäste sind schon weiter. Laut Österreich Werbung nutzen in einzelnen Märkten bereits mehr als 40 Prozent der Reisenden KI-Anwendungen für Inspiration, Planung oder während der Reise. Das Wirtschaftsministerium hat die Österreich Werbung 2026 beauftragt, eine KI-Strategie für den Tourismus zu entwickeln. Für den einzelnen Betrieb heißt das: Wer jetzt einen klaren Ablauf mit KI entlastet, ist früh dran.

Worauf sollten Tourismusbetriebe bei einer KI-Beratung achten?

Wer in Österreich Beratung für künstliche Intelligenz im Tourismus sucht, findet viele Angebote. Diese Fragen helfen bei der Auswahl, egal mit wem Sie arbeiten:

• Ein Ablauf zuerst. Gute Beratung beginnt mit einem konkreten Ablauf, etwa den Anfragen, und nicht mit einer großen Strategie auf Papier.
• Anbindung an Ihre Systeme. Fragen Sie, wie der Agent an Ihr Postfach und Ihr Buchungssystem kommt. Gibt es keine Schnittstelle, kann ein Agent die Oberfläche bedienen wie ein Mensch.
• Freigabe durch Ihr Team. Nichts sollte ohne Prüfung an Gäste gehen, schon gar nicht am Anfang.
• Umgang mit Gästedaten. Gästedaten sind personenbezogene Daten. Klären Sie, wo sie verarbeitet werden und wer Zugriff hat.
• Betreuung nach dem Start. Saison, Preise und Zimmer ändern sich. Der Agent muss mitwachsen, nicht nur einmal eingerichtet werden.

Was das für Ihren Betrieb heißt

Der beste erste Schritt ist ein einziger Ablauf, der oft vorkommt und viel Zeit kostet. In den meisten Häusern sind das die Anfragen. Wir sehen uns mit Ihnen an, wie Anfragen heute bei Ihnen ankommen, binden den Agenten an Postfach und Buchungssystem an und legen fest, wer was freigibt. Gästedaten bleiben dabei unter Kontrolle: je nach Betrieb mit Claude oder ChatGPT in der Business-Fassung oder mit einem lokalen Modell, und unsere AIROS Schleuse prüft, was an externe KI-Dienste geht.

Welche Abläufe wir in Hotellerie und Gastronomie sonst noch entlasten, steht unter KI im Tourismus. Wie wir Betriebe in Villach, Klagenfurt und ganz Kärnten begleiten, lesen Sie unter KI-Beratung in Kärnten.